テキストファイルから住所録を取り込む
住所や氏名など、宛名に印刷できる項目をUnicodeテキストで記述したテキストファイルを取り込んで、新規住所録を作成することができます。
テキストファイル（Unicode テキスト形式）の取り込みは、「ステップ１．宛名選択」画面の「別ソフトで作成した住所録を登録」から行います。
※テキストファイルのファイル名が、そのまま住所録の名称として登録されます。
手順１．サンプルテキストファイルをダウンロードする
テキストファイルへの住所録項目の入力順は決められています。はじめに、それが入力されたサンプルテキストファイルをダウンロードし、そのファイルに追加入力する形でテキストファイルを作成してください。
1. 宛名選択画面左上の、［別ソフトで作成した住所録を登録］を押してください。
「宛名データのアップロード」画面が表示されます。
2. サンプルテキストファイルをダウンロードするため、［Unicodeテキスト入力例］のリンクをクリックします。
3. 「ファイルを保存する」を選択して［OK］を押すと、ダウンロード完了です。
※ダウンロード画面の内容やボタンの名称は、使用するＯＳやブラウザの種類によって異なります。
手順２．テキストファイルを作成する
ダウンロードしたテキストファイルは、テキストエディタ等のソフトや、Excelで編集することができます。
●テキストエディタで開く場合
一行目には、宛名に登録できる項目の項目名がタブ(Tab)区切りで記述されています。
2行目には入力例が記述されています。3行目以降に宛名住所・氏名を入力してください。
※登録する宛名１つにつき1行を使用し、1行ごとに改行してください。宛名が増えると行が増えます。
※左右の項目同士の順番は変更しないでください。
●Excelで開く場合
ダウンロードしたテキストファイルは、Excelで開いて編集することもできます。
1. 開いた状態のExcelに、テキストファイルをドラッグします。
2. 一行目には、宛名に登録できる項目の項目名が記述されています。
項目名と同じ列に、氏名や住所を記述していきます。
※入力時は、項目ごとにタブ(Tab)で区切る必要はありません。
3. Excelで住所録を作成する場合は、0からはじまる数字にご注意ください。
Excelでは、0からはじまる数字を自動的に計算に使用する数値として認識して、0を消してしまいます。
0からはじまる数字を入力する場合、先頭に「'」を入れて文字型にしてください。
4. 一行目の項目名に従って、氏名や住所を入力していきます。
一行にひとつの宛名の情報を入力します。
5. 入力し終えたら、Unicodeテキストで保存します。
※Excelの場合、保存の際に警告が表示されますが、［はい］を押して保存を続けてください。
手順３．テキストファイルを読み込む
作成・保存したテキストファイル（Unicodeテキスト形式）を読み込んで登録します。
1. 宛名選択画面左上の、［別ソフトで作成した住所録を登録］を押してください。
「宛名データのアップロード」画面が表示されます。
2. ファイルを選択するため、［参照］を押します。
※使用するOSやブラウザによって、このボタンの名称は異なります。
作成・保存したテキストファイル（Unicodeテキスト形式）を選択し、［開く］を押します。
※この例では、テキストファイルのファイル名「常用住所録」が住所録の名称として登録されます。
3. ［登録］を押します。
ファイルが読み込まれ、住所録の登録が行われます。
登録が完了すると、確認メッセージが表示されます。
手順４．登録した住所録を確認する
1. 画面下部にある［戻る］を押して、「ステップ１．宛名選択」画面へ戻ります。
2. 画面左の「登録済みの住所録と宛名」に、登録した住所録の名称と宛名の一覧が表示されると、正常に登録が完了しています。
※一覧に表示された宛名の氏名をクリックすると、右側の基本情報欄に住所や連名などが表示され、確認することができます。